Drupal voor stichtingen en verenigingen

Veel informatie, meerdere beheerders en privacygevoelige gegevens? Zo bepaal je of Drupal bij je organisatie past.

Als stichting of vereniging draait jouw website om kennis delen met leden, donateurs of professionals. Meerdere teams werken tegelijk aan de website, elk met een eigen verantwoordelijkheid. Op deze pagina leggen we je uit wanneer Drupal geschikt is en wanneer juist niet.

Bespreek je wensen vrijblijvend
Al op Drupal? Laat je beheer overnemen
-

  • 15+

    jaar ervaring

  • 25+

    Drupal specialisten in loondienst

  • Platinum

    Drupal partner

  • ISO 27001

    Gecertificeerd
-
Drupal voor stichtingen en verenigingen

Misschien herken je dit?

De meeste stichtingen en verenigingen die bij ons aankloppen, waren niet direct op zoek naar een nieuw CMS. Ze lopen tegen een van deze situaties aan.

  • Kennis die niemand terug kan vinden

    Jullie publiceren richtlijnen, onderzoek, standpunten of lesmateriaal. Maar jullie leden en professionals kunnen deze informatie niet goed vinden.

  • Meer redacteuren, dezelfde rechten

    Het aantal redacteuren en teams groeit, maar het CMS maakt geen onderscheid. Iedereen kan alles aanpassen, of alles loopt via één beheerder.

  • Een leverancier die jullie wereld niet kent

    Je leverancier kent de techniek, maar niet jullie leden, donateurs of professionals. Elke nieuwe wens begint met uitleggen wie jullie doelgroep is en wat de missie van de organisatie is.

  • Plannen die het CMS niet aankan

    Jullie willen een ledenomgeving, e-learning of een koppeling met de ledenadministratie. Het huidige systeem kan dat niet koppelen en dus kost het meer handmatig invulwerk.

Wanneer is Drupal passend?

Drupal is niet direct de beste keuze voor elke stichting of vereniging. Wat de keuze moet dragen, zijn vier dingen: je inhoud, de functies die je nodig hebt, hoe je beheer is georganiseerd en je budget.

 Drupal past alsEen lichter CMS volstaat als
Inhoudje veel documenten, artikelen of lesmateriaal hebt die je op onderwerp, doelgroep of type wilt ontsluitenje een overzichtelijke site met enkele tientallen pagina's hebt
Functiesje een ledenomgeving, meerdere doelgroepen met eigen toegang of koppelingen met je ledenadministratie of CRM nodig hebtje vooral informeert, met een contactformulier en een donatieknop via een externe dienst
Beheermeerdere redacteuren of teams elk een eigen verantwoordelijkheid hebbenéén of twee mensen alles beheren
Budgetje investeert in een platform dat jaren meegaat, inclusief structureel beheer en doorontwikkelingje vooral een eenvoudige site zoekt die je zonder doorlopend beheer kunt laten draaien

 

Valt je organisatie in de rechterkolom, dan is een lichter CMS zoals WordPress meestal sneller ingericht en eenvoudiger te beheren. Dat zouden wij ook zeker adviseren.

Twijfel je, kijk dan vooral naar de verhouding tussen platform en organisatie. Uit eerdere gesprekken kwam naar voren dat de redenen voor Drupal (open source, beveiliging, uitbreidbaarheid en beheerrollen) achteraf kloppen. De vraag die overblijft, is of de omvang van het platform past bij de omvang van de organisatie die het moet beheren.

Wil je de algemene voordelen van Drupal nog eens op een rij? Die staan op de voordelen van Drupal.

Kennis ordenen en vindbaar maken

Veel stichtingen en verenigingen hebben vooral een website om kennis te delen: richtlijnen voor professionals, onderzoek, standpunten, lesmateriaal voor docenten of informatie voor patiënten. Zolang het aanbod klein is, volstaan een paar menu's. Groeit het, dan verdwijnt het in mappen en lange lijsten.

Binnen Drupal kun je werken met labels, ook wel "taxonomie" genoemd. Je geeft elk document, artikel of lesonderdeel een of meer taxonomieën mee, bijvoorbeeld voor onderwerp, doelgroep en type. Bezoekers kunnen daarop filteren, en hetzelfde document verschijnt automatisch in elk overzicht waar het thuishoort, zonder dat je het twee keer hoeft te plaatsen.

Met een zoekfunctie op basis van Search API zoeken gebruikers bovendien in de inhoud zelf en filteren ze de resultaten op die labels.

Een goede indeling begint bij het scherp hebben van hoe je leden en bezoekers zoeken. Daarom bepalen we de labels samen met de mensen die de inhoud en gebruikers goed kennen.

Wie beheert wat?

Bij de meeste stichtingen en verenigingen werken verschillende mensen aan de website, elk met een eigen verantwoordelijkheid. Denk aan:

  • Wie mag er publiceren: de redactie plaatst nieuws, pagina's en evenementen.
  • Wie mag gegevens beheren: de ledenadministratie werkt ledengegevens of inschrijvingen bij.
  • Wie bewaakt de inhoud: een inhoudelijk expert of eindredacteur keurt richtlijnen of standpunten goed voordat ze live gaan.

In Drupal kun je heel nauwkeurig vastleggen per rol wat iemand mag zien en aanpassen. De administratie ziet ledengegevens maar mag geen pagina's aanpassen. De redactie publiceert artikelen maar mag geen ledengegevens zien. Met een strakke publicatieworkflow kun je het zo inrichten dat een stuk eerst langs de eindredacteur moet gaan voordat het gepubliceerd mag worden.

Groeit het aantal redacteuren of komt er een nieuw team bij, dan voeg je een rol toe en verwerk je deze rol in de publicatieworkflow.

Wat jullie team zelf doet

Jullie communicatieteam kent de inhoud en de doelgroep het best. Daar hoort het dagelijkse beheer te liggen. Technisch beheer en doorontwikkeling vragen andere kennis.

Maak daarom vooraf duidelijk wat het team zelf doet en wat bij je technische partner ligt:

  • Zelf doen

    • Pagina's, nieuws, documenten en evenementen plaatsen
    • Labels en menu's bijwerken
    • Formulieren en teksten aanpassen
    • Rollen en accounts van redacteuren beheren

  • Uit handen geven

    • Beveiligingsupdates en versie-upgrades
    • Hosting, back-ups en monitoring
    • Nieuwe functies en koppelingen bouwen
    • Meedenken bij vragen die je zelf niet kunt oplossen

Wanneer is een uitgebreider platform de investering waard?

Drie vragen om de keuze te toetsen

Een platform op Drupal vraagt meer investering dan een eenvoudige website. Licentiekosten heb je niet, want Drupal is open source onder de GPL-2.0-licentie. Maar bouw, beheer en doorontwikkeling kosten wel geld. Die investering is het waard als het platform minstens één van deze drie dingen oplevert:

- Het vervangt handwerk, bijvoorbeeld inschrijvingen of ledengegevens die je nu overtypt.
- Het vervangt losse systemen of licenties, zoals een aparte ledenomgeving, leeromgeving of formulierentool.
- Het maakt een dienst mogelijk die je leden, donateurs of professionals nu missen.

Levert het geen van bovenstaande drie op, kies dan voor een lichtere oplossing.

Meer over prijzen per type project lees je op wat kost een Drupal-website.

Een partner die je doelgroep begrijpt

Een technisch goede website die langs je leden heen werkt, levert weinig op. Je Drupal leverancier moet begrijpen wie je doelgroep is, wat zij op je website komen doen en hoe jouw organisatie werkt.

Daarom beginnen wij elk project het liefst met een discovery. Daarin brengen we je doelgroepen, je inhoud en je beheerorganisatie in kaart, en spreken we de mensen die straks met de website werken. Pas daarna bepalen we de structuur, de labels en de rollen.

-

Overstappen zonder dat je leden het merken

Een overstap naar een nieuw platform hoeft geen problemen op te leveren zolang er voldoende aandacht wordt besteed aan drie punten:

- Je content gaat mee. Pagina's, documenten en hun labels worden overgezet, niet opnieuw ingevoerd.
- Je vindbaarheid blijft. Oude adressen verwijzen door naar de nieuwe, zodat links in nieuwsbrieven en zoekresultaten blijven werken.
- De timing past bij je jaar. Plan de livegang niet vlak voor je ALV, congres of campagne.

Leg altijd vast dat jij eigenaar bent van de code, de content en de toegang tot de hosting. Drupal is open source, waardoor een ander bureau het platform moet kunnen overnemen als de samenwerking niet bevalt. Dat werkt alleen als je die toegang en de documentatie ook echt hebt. Bij Atom zorgen we ervoor dat onze klanten altijd de mogelijkheid hebben om over te stappen zonder problemen. 

Verenigingen waar we al mee samenwerken

Zit je al op Drupal?

Kies de route die bij je situatie past

- Je zoekt een andere partner voor beheer en doorontwikkeling → Drupal-beheer laten overnemen
- Je weet niet goed hoe je platform ervoor staat → Laat een Drupal-audit uitvoeren
- Je draait op een verouderde Drupal-versie → Drupal-migratie

Veelgestelde vragen

Dat hangt niet af van je rechtsvorm, maar van wat de website moet doen. Heb je veel kennis te ontsluiten, een ledenomgeving of meerdere teams met eigen taken, dan kan Drupal passen. Heb je een eenvoudige site met één beheerder en weinig behoefte aan doorontwikkeling, dan is een lichter CMS meestal verstandiger.
Ja. Pagina's, nieuws, documenten en evenementen plaatst het team zelf, elk binnen de eigen rol. Met een handleiding en training kunnen nieuwe redacteuren snel aan de slag. Beveiligingsupdates en technisch beheer liggen bij je technische partner.
Drupal zelf kost niets: er zijn geen licentiekosten. Je betaalt wel voor de bouw, hosting, onderhoud en doorontwikkeling. Vergelijk daarom de totale kosten over vijf jaar, niet alleen de licentie.
In de meeste gevallen wel, via een bestaande module of via de API van je ledenadministratie of CRM. Hoeveel werk dat is, hangt af van welke gegevens tussen de systemen moeten uitwisselen en hoe vaak.
Omdat Drupal open source is, kan een ander bureau je platform overnemen zonder dat je opnieuw hoeft te bouwen.
-

Twijfel je of Drupal past bij jouw stichting of vereniging?

We kijken eerlijk mee, ook als het antwoord "nee" is. In dat geval denken we graag mee welk CMS een betere keuze zou zijn!

Neem contact op!

Floating action menu