Klantportaal of mijn omgeving laten maken dat past bij jouw dienstverlening

Klantportaal laten maken voor complexe dienstverlening

Een klant belt voor de status van een aanvraag. Een ander zoekt een document dat vorige week nog in een mailbox stond. Ondertussen haalt een medewerker gegevens uit drie verschillende systemen om één vraag te beantwoorden.

Bij complexe dienstverlening gebeurt dat snel. Zeker wanneer klanten eigen dossiers, documenten, aanvragen of andere persoonlijke informatie nodig hebben.

Een klantportaal (een webapplicatie) brengt die informatie samen in één beveiligde omgeving. Klanten loggen in, zien wat voor hen relevant is en regelen steeds meer zaken zelf. Denk aan documenten downloaden, afspraken beheren, orders volgen of de voortgang van een proces bekijken.

Dat scheelt handmatig werk en maakt dienstverlening beter schaalbaar. Maar zodra gebruikers verschillende rechten hebben of informatie uit meerdere systemen komt, loopt standaardsoftware vaak tegen grenzen aan. Dan is een klantportaal op maat nodig dat aansluit op jouw processen, gebruikers en bestaande systemen.

Wanneer standaardsoftware niet meer voldoet

Standaardsoftware werkt prima zolang jouw processen ook redelijk standaard zijn. Maar zodra medewerkers gegevens handmatig moeten overzetten, omwegen bedenken of informatie uit meerdere systemen bij elkaar zoeken, begint het te wringen.

Dat zie je vaak bij klantportalen. De ene gebruiker mag andere informatie zien dan de andere. Gegevens komen uit een CRM, ERP of boekhoudsysteem. En het proces dat jouw organisatie volgt, past net niet in de vaste stappen van het pakket.

Dan kan maatwerk logischer zijn. Niet omdat maatwerk altijd beter is, maar omdat het portaal dan aansluit op hoe jouw organisatie echt werkt. Je houdt meer grip op functies, koppelingen, rollen en doorontwikkeling en bent minder afhankelijk van de beperkingen van één leverancier.

Zeker als het klantportaal een belangrijk onderdeel van je dienstverlening wordt, maakt die ruimte een groot verschil.

Een klantportaal dat werkt zoals jouw organisatie werkt

Klanten willen zelf een factuur bekijken, de status van een bestelling volgen of een document uploaden. Maar niet iedere organisatie biedt dezelfde diensten of werkt met dezelfde systemen. Daarom sluit een standaard klantportaal niet altijd goed aan.

Met een klantportaal of mijn omgeving op maat bepaal je zelf welke informatie klanten zien en welke acties zij kunnen uitvoeren. Denk aan:

• facturen, offertes en abonnementen bekijken;
• de status van projecten en orders volgen;
• documenten veilig uploaden en downloaden;
• supportvragen en meldingen indienen;
• afspraken plannen of wijzigen;
• bestellingen plaatsen;
• automatische meldingen ontvangen;
• gegevens en toegangsrechten per klant beheren.

Het portaal kan worden gekoppeld aan je CRM, ERP of boekhoudsysteem. Zo blijft de informatie automatisch actueel. Met rollen en rechten bepaal je welke gegevens iedere gebruiker mag bekijken of aanpassen.

Zo staat het klantportaal niet los van je organisatie. Het wordt een praktisch onderdeel van je bestaande dienstverlening en processen.
 

Is een maatwerk klantportaal ook veiliger?

Als klanten persoonlijke of gevoelige informatie kunnen bekijken, moet de beveiliging passen bij de gegevens, gebruikers en risico’s van jouw organisatie. Een maatwerk klantportaal kan daardoor veiliger worden ingericht dan een standaardoplossing.

Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor tweestapsverificatie en versleuteling. Met rollen en rechten bepaal je precies wie gegevens mag bekijken of aanpassen. Lees meer over rollen en rechten in Drupal. Logging legt vast wie informatie heeft ingezien of gewijzigd.

Ook privacy-eisen kun je vanaf het begin meenemen. Denk aan de AVG en, voor bepaalde sectoren, aanvullende normen zoals NEN 7510. Atom werkt zelf volgens een ISO 27001-gecertificeerd managementsysteem via KIWA, en past diezelfde zorgvuldigheid toe op de klantportalen die we bouwen.

Maatwerk is daarmee niet automatisch veiliger dan een standaardoplossing, dat hangt af van een zorgvuldige technische inrichting, goed beheer en regelmatige controles. Het voordeel is dat je zelf bepaalt welke maatregelen nodig zijn en hoe je ze toepast.
 

Hoe Atom een klantportaal realiseert

Een klantportaal werkt pas goed als het aansluit op de mensen die het gebruiken. We brengen eerst de gebruikers, processen en benodigde functies in kaart. Ook bekijken we met welke bestaande systemen het portaal moet samenwerken.

Daarna bepalen we de technische opzet in Drupal. We gebruiken en configureren bestaande mogelijkheden waar dat kan. We koppelen andere systemen waar dat logisch is en ontwikkelen maatwerk voor processen die uniek zijn voor jouw organisatie.

We ontwikkelen het portaal in korte stappen. Na iedere stap bouwen, testen en bespreken we de nieuwe onderdelen. Zo houden we samen grip op de kwaliteit en prioriteiten. Rollen en rechten, koppelingen, beveiliging en beheer nemen we vanaf het begin mee.

Ook na de livegang kan het klantportaal meegroeien met je dienstverlening. Atom verzorgt het technisch beheer en kan nieuwe functies, koppelingen en processen gecontroleerd toevoegen.